Qué facturas guardar para declarar tu alquiler
La lista completa de documentos que necesitas para la renta (y cuántos años conservarlos).
Llega la renta y empieza la búsqueda: ¿dónde está el recibo del IBI?, ¿guardé la factura del fontanero?, ¿tengo el cuadro de la hipoteca? Si tienes un piso alquilado, cada gasto que no puedes justificar puede convertirse en una deducción que pierdes. Esta es la lista de lo que debes guardar, y durante cuánto tiempo.
¿Qué documentos necesito para declarar el alquiler?
En corto: necesitas justificar dos cosas. Lo que ingresas (el alquiler) y lo que gastas (todo lo que te vas a deducir). Para cada gasto que restas, Hacienda puede pedirte la factura. Sin ella, ese gasto no existe.
Esta es la lista completa, por bloques. Ve marcando lo que tienes.
Los ingresos: contrato y recibos
Lo primero, lo que demuestra cuánto cobras:
- El contrato de alquiler (con el importe, las fechas y el inquilino).
- Los recibos o justificantes del cobro de cada mensualidad (transferencias, recibos).
- Si aplicas una reducción sobre el alquiler%, qguarda el contrato y la documentación que justifique que cumples los requisitos para aplicarla. La reducción puede ser del 50%, 60%, 70% o 90%%, según las circunstancias del alquiler.
Guarda el contrato aunque el inquilino ya se haya ido. Justifica las fechas exactas en que el piso estuvo alquilado, y eso decide el prorrateo de todos los gastos.
Los gastos deducibles: la lista de facturas a guardar
Aquí está el grueso. Cada una de estas facturas es dinero que restas de tu alquiler:
- IBI (el recibo del ayuntamiento).
- Comunidad de propietarios (los recibos).
- Seguro del hogar (la póliza y el recibo).
- Suministros que pagues tú (agua, luz, gas, si corren de tu cuenta).
- Intereses de la hipoteca (el cuadro de amortización o el certificado anual del banco).
- Reparaciones y conservación (facturas del fontanero, electricista, pintor, sustitución de electrodomésticos).
- Gastos de gestión (administrador de fincas, agencia, gastos jurídicos).
- Tasa de basuras y otras tasas municipales.
Los gastos anuales, como el IBI, el seguro, la comunidad o los intereses, se prorratean por los días que el piso estuvo alquilado. Las reparaciones y otros gastos puntuales tienen un tratamiento diferente. Lo vemos en amortización por días arrendados.
Los documentos para la amortización
Estos son distintos: no son de un año, son para siempre (mientras amortices). Los necesitas cada renta para calcular el 3%:
- La escritura de compra (con el precio de adquisición).
- Las facturas de los gastos de la compra: notaría, registro, gestoría y el impuesto (ITP o IVA).
- El recibo del IBI (para sacar el valor de construcción, ver cómo calcular la amortización con el IBI).
- Las facturas de los muebles y electrodomésticos (se amortizan aparte).
¿Cuántos años tengo que guardar todo esto?
La regla general es 4 años. Es el plazo que tiene Hacienda para revisarte, y empieza a contar desde el fin del plazo de presentación de esa renta. Así que una factura de la renta de 2025 (que se presenta en 2026) hay que guardarla, como mínimo, hasta 2030.
Pero hay dos matices que casi nadie cuenta:
| Documento | Cuánto guardarlo |
|---|---|
| Facturas de gastos normales (IBI, comunidad, reparaciones) | 4 años desde la última renta en que los usaste |
| Justificantes de amortización (escritura, muebles) | Todo el periodo de amortización + 4 años |
| Gastos con arrastre (reparación/intereses que superaron ingresos) | 4 años desde el último año en que dedujiste el exceso |
Amortizas un piso durante décadas → la escritura de compra la guardas
durante décadas. No la tires nunca mientras el piso siga alquilado.
Ojo: determinadas actuaciones de Hacienda pueden interrumpir el plazo de prescripción, por lo que el cómputo puede cambiar en casos concretos.
¿Vale el recibo o tiene que ser factura?
Para deducir un gasto, lo ideal es una factura completa (con tus datos, los del proveedor, concepto e importe). Un simple recibo o un cargo en el banco ayuda, pero si Hacienda aprieta, la factura es lo que aguanta.
Regla práctica: factura + justificante de pago (la transferencia o el cargo). Con las dos cosas, el gasto es indiscutible.
Guarda todo en un sitio, no en un cajón
El problema no es guardar una factura. Es tenerlas todas, de todos los años, localizables cuando llega la renta y no revueltas en un cajón o perdidas en el correo.
En Flatifly tienes un Centro de Documentos por inmueble: subes cada factura (una foto vale), Flati IA la lee y la ordena, y cuando llega la renta tienes todo junto y clasificado. Nada de buscar el recibo del IBI a última hora. Míralo aquí.
Para el resto de la declaración, tira de la guía para declarar tu alquiler en la renta. Y si acabas de comprar, mira qué hacer con los gastos antes de alquilar.
Preguntas frecuentes
- ¿Cuántos años tengo que guardar las facturas del alquiler? La regla general son 4 años desde el fin del plazo de presentación. Los justificantes de amortización (escritura, muebles), todo el periodo de amortización más 4 años.
- ¿Me vale el recibo del banco o necesito factura? Lo que aguanta ante Hacienda es la factura completa. Guarda factura y justificante de pago juntos.
- ¿Tengo que guardar el contrato de alquiler antiguo? Sí. Justifica las fechas en que el piso estuvo alquilado, y de eso depende el prorrateo de todos los gastos.
- ¿Y si pierdo una factura? Pide un duplicado al proveedor. Sin justificante, ese gasto no lo puedes deducir con garantías.
- ¿Sirve guardarlas en digital? Sí, una copia digital legible es válida. Lo importante es conservarla y poder aportarla si te la piden.
Esto es información general, no asesoramiento fiscal. Ante la duda, consulta con tu asesor.